Overstappen van Excel naar property management software
Werk je als vastgoedbeheerder of particuliere belegger nog in Excel-bestanden? Dat werkt prima, maar soms heb je het gevoel dat het overzichtelijker kan. Vooral als je portefeuille groeit, of als je informatie van meerdere jaren moet verwerken.
Je weet dat je kunt overstappen naar vastgoedbeheer-software, maar is dat niet een gedoe en hartstikke duur? Gelukkig valt dat hartstikke mee. Goede property management software maakt dit namelijk heel eenvoudig voor je. Wij geven de belangrijkste redenen voor een overstap van Excel naar property management software.
Wat is vastgoedsoftware precies?
Met property management software beheer je je vastgoedop een centrale plek én verlopen processen rondom vastgoedbeheer automatisch. Dat betekent dat administratie helemaal vanzelf verloopt. Je hoeft dus niet meer zelf overal achteraan, maar de app regelt het automatisch voor je. Dat geldt bijvoorbeeld voor huur innen, storingen afhandelen en documentbeheer. Daarnaast wordt belangrijke informatie weergegeven in dashboards, zodat je in een oogopslag ziet hoe het ervoor staat met je vastgoedportefeuille.
Waarom overstappen van Excel naar property management software?
Er zijn meerdere redenen om over te stappen naar een vastgoedbeheer-app. De belangrijkste:
Meer overzicht
Altijd up-to-date
Eenvoudige overstap
Scheelt tijd en geld
Meer overzicht
In property management software heb je compleet overzicht over de status van je objecten, huurders en betalingen. In de huidige situatie staan bedragen in Excel, huurcontracten en correspondentie staan in de mail of in ordners. En ben je geen particulier, maar beheerkantoor? Dan staan onderhoudsverzoeken en storingsmeldingen waarschijnlijk ook nog in een andere mailbox.
Die oude situatie werkt al jaren, maar het kan beter. Met property management software staat al deze informatie op al deze verschillende plekken centraal opgeslagen in een krachtige tool. Zo heb je in één oogopslag overzicht over je woningen en je huurders.
Altijd up-to-date
Als je je informatie in software zet, heb je niet gewoon overzicht, maar 100% actueel overzicht. Alle info is altijd up-to-date. En dat is handig in de vastgoedwereld. Je kunt bijvoorbeeld live zien welke huurders hun huur hebben gestort, in plaats van dat je iedere maand alle huurders of rekeningen moet controleren.
Daarnaast heb je direct inzicht in storingsmeldingen en wanneer de professional langskomt om de boel te fiksen. En dat terwijl je daar niet tussen zit. In Vastgoed.app werkt dit als volgt: als een huurder een storingsmelding doet, maakt hij of zij een foto en doorloopt een stappenplan. Zo ziet de huurder of hij of zij het probleem zelf kan oplossen, of dat er een professional nodig is.
Gaat het inderdaad om een storing? Dan gaat de melding inclusief uitleg en foto direct naar de desbetreffende expert. Zo voorkom je bijvoorbeeld dat melding over een lekkage blijft liggen en dat de huurder na drie maanden stopt met betalen omdat er niks aan gebeurt. Huurders blij en jij blij!
Eenvoudige overstap
Het aanmaken van je online omgeving is erg eenvoudig. Als particuliere belegger heb je je hele portefeuille binnen de kortste keren omgezet. Je gaat er een keer een ochtend voor zitten, en je bent volledig overgestapt.
Vastgoedbeheerkantoren hebben vaak te maken met grotere portefeuilles. Daarom hebben we bij Vastgoed.app een overstapservice. Dan komt er iemand bij jou op locatie die medewerkers helpt met het invoeren van de gegevens. Eventuele vragen worden direct beantwoord, zodat alle medewerkers vanaf het begin wegwijs zijn in de onroerend goed beheer software. Dit kan op afstand, maar het liefste komen we fysiek langs.
Scheelt tijd en geld
Als je je portefeuille in de vastgoed beheer software hebt gezet, kan het grote besparen van tijd en geld beginnen. De rest van de administratie volgt namelijk automatisch uit de gegevens die je die ene ochtend hebt ingevuld: van huur innen en storingsafhandeling tot aan de indexatie.
Informatie over een nieuwe huurder pas je in de app aan en dit wordt vervolgens direct doorgevoerd naar alle andere administratieve processen. Je hoeft aanpassingen daardoor niet op drie verschillende plekken te doen: één keer invullen is genoeg. Als beheerkantoor hoef je facturen niet meer om te zetten van Excel naar pdf en ze handmatig te versturen naar misschien wel honderden huurders. Dit gaat allemaal automatisch. Dat scheelt een werknemer zomaar een hele dag omzetten en mailen.
En wil je een pand verkopen? Met de app heb je binnen no-time alle informatie van een object en de huurders gedownload en verstuurd.
Benieuwd naar wat property management software voor jou kan doen?