Digitaal documentbeheer: van huurcontract tot facturen

Verstuur en bewaar jij als vastgoedbeheerder of particuliere belegger huurcontracten en facturen nog in pdf-formaat? Er is een makkelijkere manier: digitaal documentbeheer. Wat is dat precies en wat zijn de voordelen? Wij zetten het voor je op een rij.

Wat is digitaal documentbeheer?

Met digitaal documentbeheer staat alle informatie over panden en huurders overzichtelijk bij elkaar. Dat geldt bijvoorbeeld voor huurcontracten, facturen, storingsmeldingen en taxatierapporten. In plaats van dat je deze documenten geprint in ordners bewaart, of in verschillende mappen op je laptop, staan ze allemaal digitaal gerangschikt per pand. Zo zit je niet meer met een half digitale en half papieren administratie. Handig voor jezelf, relaties én potentiële kopers.

Wat zijn de voordelen van digitaal documentbeheer?

Digitaal documentbeheer maakt je leven als vastgoedbeheerder een stuk makkelijker, voor zowel particulieren als beheerkantoren. Geen gedoe met losse documenten en oude versies van documenten: je hebt altijd het overzicht en kunt snel werken.

Altijd overzicht over je documenten

Gaat een huurcontract niet in op de eerste van de maand? Vastgoed.app berekent de huur en servicekosten automatisch als een contract op een andere datum ingaat.

Als je verschillende panden verhuurt, heb je vaak verschillende huurcontracten nodig. Studio’s, kantoorruimtes, kamers, expats: ze hebben allemaal andere aandachtspunten. Verhuur je bijvoorbeeld een studentenwoning met dakterras? Dan wil je voor dat pand misschien een clausule met een waarschuwing dat ze niet dronken het terras op mogen, omdat dat gevaarlijk is.

Met digitaal documentbeheer in de app sla je al deze verschillende contracten eenvoudig op en geeft je ze de naam die je wilt. Als er een nieuwe huurder komt, heb je direct het goede contract bij de hand, in plaats van een standaard contract dat je voor elke woning gebruikt.

Snel werken met centraal systeem

Je verstuurt in de app binnen no-time alle relevante informatie over een pand naar bijvoorbeeld een hypotheekverstrekker. Ook een geïnteresseerde koper stuur je makkelijk alle informatie. Je hoeft niet meer alles te scannen of te printen. Mails versturen met 8 bijlagen? Dat is verleden tijd.

Naast het maandelijkse huurbedrag heb je soms te maken met incidentele zaken. Stel dat de huurder om een vaatwasser vraagt en je wilt daaraan tegemoetkomen als verhuurder. Daarom stel je voor dat je de kosten deelt. Via de app stuur je via iDEAL na aanschaf een factuur. De huurder krijgt deze iDEAL-link direct in de mail en kan gelijk betalen.

Verschil met je huidige software

Werk je als vastgoedbeheerkantoor al met verschillende softwareprogramma's? Ook dan is het het zeker waard om alles in één app onder te brengen. Als alle documenten en gegevens in dezelfde centrale omgeving staan, hoef je alles maar eenmaal in te vullen. Doorsturen of koppelen van informatie is niet meer nodig.

In bijvoorbeeld Vastgoed.app staat alle informatie wél centraal opgeslagen, vanaf het moment dat het huurcontract wordt opgezet. Al deze gegevens werken direct door naar bijvoorbeeld de facturatie.

Benieuwd naar soepel en overzichtelijk documentbeheer?

Demo aanvragen