Betalingsverschillen: hoe voorkom je ze?
Heb je eigenlijk wel goed overzicht over de huurbetalingen? Vooral met een grotere portefeuille is het lastig om altijd 100% overzicht te hebben. Het kost je een hoop tijd om continu up-to-date te zijn. Wij geven tips voor het voorkomen van betalingsverschillen.
Wat zijn betalingsverschillen precies?
Bij een betalingsverschil maakt de huurder een ander bedrag over dan overeengekomen. Betalingsverschillen ontstaan meestal doordat de huurder geen rekening houdt met een wijziging van het huurbedrag. De meest voorkomende wijzigingen:
De periodieke wijziging, vaak in juli.
De eenmalige wijziging, bijvoorbeeld na een verbouwing of renovatie of na een nieuwe huurder.
Waarom het lastig is om met betalingsverschillen te dealen
Betalingsverschillen zijn een doorn in het oog voor zowel particuliere huurders als vastgoedbeheerkantoren. Veel vastgoedbeheerders hebben de informatie over huurbedragen in Excel-bestanden staan, of zelfs nog in ordners. Je moet dit dan handmatig aanpassen en doorgeven aan de huurders. Vervolgens moet je nog handmatig controleren of het juiste bedrag is overgemaakt.
Meestal gaat het zo: als je een periodieke of eenmalige huurwijziging gaat doorvoeren, communiceer je dat van tevoren netjes naar je huurders. Toch kan het gebeuren dat ze niet het juiste bedrag overmaken. Dat kan per ongeluk zijn, omdat de huurder de automatische incasso nog op het vorige bedrag heeft staan. Bij huurverhogingen kan dit ook expres, om te proberen onder de hogere huur uit te komen.
Wat de reden ook is, het is ontzettend tijdrovend om na een huurwijziging te checken of huurders het juiste bedrag overmaken, vooral bij grotere portefeuilles. Je moet handmatig de overboekingen vergelijken met het Excel-bestand met huurbedragen. En als je hebt geconstateerd dat een huurder te weinig heeft betaald, moet je daar ook weer achteraan, en vervolgens afwachten wanneer je het resterende bedrag ontvangt. Dit leidt tot een hoop extra werk en extra administratie – en dat gebeurt dus minstens een keer per jaar. Voor grote portefeuilles kost dit een hoop tijd, maar ook als je slechts één pand beheert is het een hoop gedoe.
Betalingsverschillen voorkomen met vastgoedbeheer-software
Je kunt betalingsverschillen automatisch doorvoeren met vastgoedbeheer-software. Hiermee zet je je vastgoedbeheer op de automatische piloot. Je digitaliseert en automatiseert de administratieve processen rondom vastgoedbeheer – dus ook de huurbetalingen!
Dat zit zo: met Vastgoed.app krijgen huurders iedere maand een automatische factuur met iDEAL-betaallink. In deze factuur worden huurwijzigingen automatisch doorgevoerd. Huurders betalen altijd het juiste bedrag, omdat ze de betaling via de iDEAL-link doen.
Met vastgoed-software heb je dus zelf in de hand welk bedrag huurders overmaken. Ze kunnen niet zelf een ander bedrag storten. Zo voorkom je eenvoudig betalingsverschillen en hoef je nooit meer achter het juiste bedrag aan. Ben je benieuwd naar hoe vastgoed-software jouw leven makkelijker kan maken?